本章我們講解銷(xiāo)貨退貨單的使用場(chǎng)景及操作使用說(shuō)明。

       銷(xiāo)貨退貨單是指客戶收回或退還給銷(xiāo)售方的貨物的單據(jù)。它記錄了銷(xiāo)貨方向客戶退還貨物的詳細(xì)信息，一般會(huì)在貨物質(zhì)量問(wèn)題、退貨政策、錯(cuò)誤銷(xiāo)售等情況下發(fā)生銷(xiāo)貨退貨。

       銷(xiāo)貨退貨單可以通過(guò)兩個(gè)方式產(chǎn)生， 一是通過(guò)銷(xiāo)貨出庫(kù)單生成銷(xiāo)貨退貨單，二是直接新增單據(jù)。

生成退貨單

       銷(xiāo)貨出庫(kù)單生成退貨單，方法簡(jiǎn)單，找到對(duì)應(yīng)的需要進(jìn)行退貨的出庫(kù)單，可點(diǎn)擊進(jìn)入詳情生成退貨單，也可以在列表中左側(cè)勾選框，勾選退貨。 同一客戶的出庫(kù)單可以多單據(jù)生成退貨單。

       同時(shí)我們還要區(qū)別一個(gè)與新增單據(jù)不同的地方，因?yàn)槭峭ㄟ^(guò)銷(xiāo)貨出庫(kù)單生成的，同時(shí)退貨單也需要反向關(guān)聯(lián)銷(xiāo)貨出庫(kù)單。如下圖內(nèi)容，在商品信息每列的末尾會(huì)有關(guān)聯(lián)的銷(xiāo)貨出庫(kù)單編號(hào)，因?yàn)榭赡軙?huì)同時(shí)多個(gè)出庫(kù)單生成，所以每個(gè)商品需要有對(duì)應(yīng)的出庫(kù)單信息，便于退貨單審核之后可以反向同步對(duì)應(yīng)出庫(kù)單中商品的退貨數(shù)量。 并且退貨數(shù)量不可大于對(duì)應(yīng)出庫(kù)單商品的數(shù)量。

退貨單新增

       如上圖所示，最上面區(qū)域可選擇客戶、單據(jù)日期和單據(jù)編號(hào)。客戶點(diǎn)擊選擇需要的信息即可，如果輸入文字進(jìn)行檢索，如果未查詢到或者是新客戶，可點(diǎn)擊前方圖標(biāo)進(jìn)行頁(yè)面跳轉(zhuǎn)新增客戶，但新增的前提是在未選擇客戶的時(shí)候，選擇框中還是空值。 如果已經(jīng)選擇客戶，那點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)之后就是對(duì)應(yīng)客戶的信息，可進(jìn)行修改。單據(jù)日期則是系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)天時(shí)間值，可點(diǎn)擊自行修改。單據(jù)編號(hào)如圖中內(nèi)容，是通過(guò)編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成的，這樣在統(tǒng)計(jì)管理時(shí)比較方便。

       接下來(lái)就是商品選擇區(qū)域，商品錄入有兩種方式，一是點(diǎn)擊按鈕觸發(fā)彈框選擇商品，二是點(diǎn)擊商品名稱處的按鈕，進(jìn)行掃碼錄入，系統(tǒng)默認(rèn)是關(guān)閉狀態(tài)，點(diǎn)擊高亮則可掃碼錄入。

彈框選擇商品

       在點(diǎn)擊按鈕后會(huì)有圖上的彈框顯示，我們則可以按照自己的需求選擇商品，綜合搜索或者左側(cè)類(lèi)別篩選都可以。也可以通過(guò)右上角新增按鈕跳轉(zhuǎn)到新增頁(yè)面添加新的商品信息。

掃碼錄入商品

       在點(diǎn)擊打開(kāi)掃碼模式之后，需要我們?cè)阪溄訏叽a槍掃描商品條形碼。但前提是需要商品條形碼已經(jīng)在系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的商品條形碼字段中填入，這樣系統(tǒng)才能搜索到同條碼信息的商品。比如：實(shí)際商品 ' 秋梨膏'的商品條碼是6923307100161，那我們就需要在商品管理中的秋梨膏信息中填入該條形碼。 而掃描機(jī)制就是在掃碼獲取到文字?jǐn)?shù)值后，在商品信息庫(kù)中查找對(duì)應(yīng)的商品信息，查找結(jié)果會(huì)直接同步到單據(jù)中，并進(jìn)行初次數(shù)值計(jì)算。多次掃碼同一個(gè)商品系統(tǒng)會(huì)增加商品數(shù)量，如秋梨膏，掃兩次那單據(jù)中的秋梨膏數(shù)量則會(huì)增加到2，依次遞增并計(jì)算。

       還有一點(diǎn)是，如果我們的商品是多規(guī)格多單位的，那我們需要在該商品信息中填寫(xiě)好對(duì)應(yīng)規(guī)格或者單位的條形碼信息，這樣方便我們掃碼精準(zhǔn)取值，如下圖，具體操作可以查詢商品新增內(nèi)容。

倉(cāng)庫(kù)選擇

       在選擇完商品之后，我們則需要考慮倉(cāng)庫(kù)選擇，如果商品信息中設(shè)定了默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)，系統(tǒng)則設(shè)定為對(duì)應(yīng)倉(cāng)庫(kù)。如果沒(méi)有則選擇逐一點(diǎn)擊選擇，或者點(diǎn)擊箭頭批量設(shè)置。而通過(guò)放大鏡圖標(biāo)可查看該商品在倉(cāng)庫(kù)中的庫(kù)存數(shù)量。如下圖

計(jì)算屬性

       在選擇商品之后系統(tǒng)將觸發(fā)計(jì)算屬性，通過(guò)單價(jià)數(shù)量計(jì)算總金額，也可以通過(guò)輸入總金額反算單價(jià)或者數(shù)量。如果系統(tǒng)啟用稅金，單據(jù)將計(jì)算含稅單價(jià)、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等數(shù)值。 稅率默認(rèn)調(diào)取選擇客戶信息中的稅率值，如果客戶未設(shè)置，則獲取商品信息中的稅率值。由此可理解為客戶信息的優(yōu)先級(jí)大于商品信息的優(yōu)先級(jí)。各商品金額計(jì)算完成之后，將會(huì)在列表底部匯總。

商品字段調(diào)整

       右下角點(diǎn)擊齒輪狀圖形可設(shè)定商品字段的展示列，調(diào)整前后順序，是否顯示，字段寬度等。

底部字段錄入

       單據(jù)金額為系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算統(tǒng)計(jì)所有選擇商品的總金額，不可修改。

       退貨單中的優(yōu)惠金額可以理解為在退貨過(guò)程中與客戶協(xié)商部分退款，或者有部分商品損耗、運(yùn)輸費(fèi)用等扣除。 通過(guò)填寫(xiě)優(yōu)惠金額可自動(dòng)計(jì)算實(shí)際金額，實(shí)際金額為最終單據(jù)退款金額。也可以通過(guò)填寫(xiě)實(shí)際金額反算優(yōu)惠金額。

       付款金額同時(shí)也會(huì)被賦值，系統(tǒng)默認(rèn)等同于實(shí)際金額，但可手動(dòng)修改付款金額，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)即可。

       資金賬戶選擇需要支付的賬戶信息，比如銀行卡、微信、支付寶等，如果未能查找到賬戶信息，則需要在 資料 - 財(cái)務(wù)資料 - 資金賬戶中添加。

       單據(jù)費(fèi)用為在退貨過(guò)程中用戶所承擔(dān)的三方費(fèi)用，例如：退貨過(guò)程中的運(yùn)輸費(fèi)用，包裝費(fèi)用等。點(diǎn)擊輸入框處會(huì)有費(fèi)用詳情彈框出現(xiàn)，按照實(shí)際費(fèi)用支出情況填寫(xiě)即可。

       支出類(lèi)別可在 資料 - 財(cái)務(wù)資料 - 支出類(lèi)別 中填寫(xiě)。明細(xì)填寫(xiě)完成之后，將會(huì)計(jì)算總額賦值到單據(jù)費(fèi)用字段處，如上圖。

       組織架構(gòu)、制單用戶默認(rèn)讀取登錄用戶的信息，也可以不做選擇留空信息。 該作用是用于記錄某個(gè)部門(mén)某個(gè)用戶填制的單據(jù)，在開(kāi)啟數(shù)據(jù)權(quán)限管控之后，可以根據(jù)這些條件限制某些用戶查看，而留空則視為公共信息，所有登錄用戶都可以看的到。

        關(guān)聯(lián)人員默認(rèn)是用戶信息中的關(guān)聯(lián)人員，在再選擇客戶則調(diào)取為客戶關(guān)聯(lián)人員信息。因?yàn)橛脩粜畔⒑涂蛻粜畔⒅卸加性O(shè)定關(guān)聯(lián)人員，所以調(diào)取關(guān)聯(lián)人員的機(jī)制，在于用戶最后選擇設(shè)定哪個(gè)值。或者也可以單獨(dú)選擇設(shè)定關(guān)聯(lián)人員。

       物流信息為記錄該筆業(yè)務(wù)的物流信息。點(diǎn)擊' 自動(dòng) '字樣處點(diǎn)擊選擇實(shí)際物流公司信息，如果未查找到可在資料模塊 - 物流管理中添加設(shè)置，如有問(wèn)題可查看物流介紹查看。中間可輸入物流單號(hào)信息。最右側(cè)圖標(biāo)則是跳轉(zhuǎn)三方平臺(tái)可查看該物流實(shí)際信息。

       文件附件可存儲(chǔ)文件圖片信息，如合同、發(fā)票、收據(jù)等。建議大家使用文件分類(lèi)功能，在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)定，開(kāi)啟之后，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建對(duì)應(yīng)銷(xiāo)貨出庫(kù)單的文件夾，文件夾名稱為單據(jù)編號(hào)，這樣在查閱時(shí)不沖突，便捷易查找，同時(shí)開(kāi)啟文件權(quán)限后可以管控用戶查看。如下圖

       擴(kuò)展字段可增加5個(gè)文本字段，可根據(jù)自己的需求在 配置 - 擴(kuò)展字段中添加。 添加之后將會(huì)在銷(xiāo)貨出庫(kù)單中顯示，如第一張圖中，字段名稱為'測(cè)試'的擴(kuò)展字段，輸入框內(nèi)可填寫(xiě)文本信息。保存信息后，打印、導(dǎo)出等可以獲取得到。

       備注信息則可以添加注釋、備忘錄等內(nèi)容。以上內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況選擇填寫(xiě)，但標(biāo)注紅色星號(hào)的字段需要填寫(xiě)。確認(rèn)信息完整后則可以點(diǎn)擊右上角保存按鈕。

單據(jù)列表

       在單據(jù)保存完成之后，將會(huì)在列表中顯示出來(lái)，保存只是用于記錄存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在左上角可通過(guò)綜合搜索內(nèi)容搜索我們需要查詢操作的單據(jù)，下拉選擇項(xiàng)則需要點(diǎn)擊展開(kāi)。左側(cè)勾選框可勾選批量處理單據(jù)，如批量打印、批量審核、批量刪除、導(dǎo)出等。右下角齒輪圖形點(diǎn)擊可以設(shè)置字段位置，寬度，是否顯示等。

       上圖中間位置為某一單據(jù)的關(guān)聯(lián)單據(jù)顯示，這里可以看到上一級(jí)和下一級(jí)的關(guān)聯(lián)信息。例如：由銷(xiāo)貨出庫(kù)單生成銷(xiāo)貨退貨單，由銷(xiāo)貨退貨單生成的收款單，就像圖中顯示，由銷(xiāo)貨出庫(kù)單GHRKD1029 生成銷(xiāo)貨退貨庫(kù)單2024073117072520，所以在關(guān)聯(lián)信息中會(huì)顯示出對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)貨出庫(kù)單。并且可點(diǎn)擊銷(xiāo)貨出庫(kù)單信息，跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的出庫(kù)單詳情中。

       相關(guān)操作中可針對(duì)某條單據(jù)進(jìn)行打印、編輯、刪除、記錄操作。點(diǎn)擊打印字樣，會(huì)觸發(fā)彈框進(jìn)行打印選擇，可直接打印、或者預(yù)覽、生成文檔。刪除則是在未審核前是可以實(shí)現(xiàn)，但審核之后則不可以刪除。記錄可點(diǎn)擊查看單據(jù)的所有操作信息，包括新增、修改更新、審核、反審核等內(nèi)容。

單據(jù)審核

       單據(jù)審核為流程審查、確認(rèn)的功能，審核之后單據(jù)不可再操作刪除、修改內(nèi)容，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或虛假數(shù)據(jù)被錄入系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的可信度和可用性。銷(xiāo)貨退貨單審核之后系統(tǒng)會(huì)將單據(jù)中所有商品信息進(jìn)行退庫(kù)處理，也就是減少庫(kù)存， 并同時(shí)處理資金情況，單據(jù)對(duì)應(yīng)的賬戶信息會(huì)增加金額，單據(jù)狀態(tài)也會(huì)變更。

單據(jù)狀態(tài)說(shuō)明

       審核狀態(tài)為單據(jù)審核動(dòng)作的記錄，分為已審核、未審核。已審核狀態(tài)不可修改刪除單據(jù)，需要反審核。

       核對(duì)狀態(tài)為狀態(tài)記錄，不做數(shù)據(jù)處理，只是單一變更狀態(tài)，分為已核對(duì)、未核對(duì)。

       結(jié)算狀態(tài)為單據(jù)費(fèi)用結(jié)算情況，在審核時(shí)系統(tǒng)將初次計(jì)算單據(jù)結(jié)算情況， 例如： 單據(jù)實(shí)際金額為100，收款金額為50，那系統(tǒng)將判定該單據(jù)結(jié)算狀態(tài)為部分結(jié)算， 如果收款金額為0，那結(jié)算狀態(tài)則是未結(jié)算。 審核之后，單據(jù)狀態(tài)不是已結(jié)算的話，可以通過(guò)其他方式對(duì)該單據(jù)進(jìn)行結(jié)算處理，比如直接生成收款單，將剩余未收款金額進(jìn)行收款，或者有單獨(dú)的負(fù)數(shù)收款的情況下可以通過(guò)結(jié)算單來(lái)對(duì)沖計(jì)算。 可能不是太理解為什么是負(fù)數(shù)，因?yàn)閱螕?jù)是付款單，只能填寫(xiě)負(fù)數(shù)才能在系統(tǒng)中扣除客戶信息中所記錄的應(yīng)收款金額。

       費(fèi)用狀態(tài)為單據(jù)費(fèi)用的結(jié)算處理記錄，單據(jù)費(fèi)用結(jié)算需要在 資金 - 單據(jù)費(fèi)用中處理。如下圖，在單據(jù)費(fèi)用中查找到需要結(jié)算的單據(jù)，然后輸入結(jié)算金額，可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)填寫(xiě)。同時(shí)也可以通過(guò)左側(cè)勾選框，勾選多個(gè)單據(jù)同時(shí)計(jì)算。

       在點(diǎn)擊結(jié)算后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)到其他支出單，并將獲取到需要結(jié)算的單據(jù)信息（關(guān)聯(lián)單據(jù)），包括支出類(lèi)別和結(jié)算金額。然后用戶可按情況選擇客戶，也可不選擇客戶直接減少對(duì)應(yīng)資金賬戶的金額數(shù)。 客戶設(shè)為不必填，是因?yàn)橛械闹С鲑M(fèi)用是零散支出，不可能將所有的收取方都記錄在客戶信息中。

       在其他支出單保存審核之后，系統(tǒng)會(huì)將對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)的單據(jù)費(fèi)用進(jìn)行處理，并變更費(fèi)用狀態(tài)。

       發(fā)票狀態(tài)為發(fā)票信息處理記錄，在單據(jù)保存審核之后，資金 - 單據(jù)發(fā)票中將顯示該單據(jù)的發(fā)票情況，默認(rèn)已開(kāi)票金額為 0 ，需要我們手動(dòng)處理，進(jìn)行開(kāi)票記錄保存。

       如上圖，我們?cè)趩螕?jù)發(fā)票列表中選擇需要開(kāi)具的單據(jù)，然后輸入開(kāi)票金額，再點(diǎn)擊' 開(kāi)具 '字樣，會(huì)有彈框顯示，我們?cè)俑鶕?jù)內(nèi)容需求填寫(xiě)保存即可。保存后系統(tǒng)將同步處理對(duì)應(yīng)單據(jù)的發(fā)票狀態(tài)。

單據(jù)導(dǎo)入

       我們?cè)诹斜淼挠疑辖强梢钥吹?#39;導(dǎo)入'按鈕，在點(diǎn)擊之后會(huì)有彈框顯示，我們需要先下載導(dǎo)入模板，在進(jìn)行編輯錄入，完成之后再導(dǎo)入模板。需要注意導(dǎo)出的報(bào)表結(jié)構(gòu)與導(dǎo)入模板不同，不能直接采用導(dǎo)出報(bào)表直接導(dǎo)入。

       導(dǎo)入模板可以多單據(jù)導(dǎo)入，但需要注意一些方式。 在導(dǎo)入模版中有一根實(shí)線，S與T之間。 A - S為單據(jù)內(nèi)容， T - AN 為商品數(shù)據(jù)。同單據(jù)的商品數(shù)據(jù)只需要保留第一行單據(jù)內(nèi)容就可以，在系統(tǒng)導(dǎo)入機(jī)制中 ，會(huì)以 S為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行循環(huán)查詢，直至查詢到第二條單據(jù)內(nèi)容上一行內(nèi)的商品數(shù)據(jù)歸為一個(gè)單據(jù)。如上圖第3行和第4行為同一單據(jù)內(nèi)容，第5行至第7行為另一個(gè)單據(jù)。

       在看內(nèi)容填寫(xiě)部分，紅色加粗字體為必填項(xiàng)，其他可根據(jù)實(shí)際情況選擇填入。客戶需要填寫(xiě)系統(tǒng)存儲(chǔ)的客戶信息，名稱需要完全一樣，不可以有錯(cuò)別字。單據(jù)日期需要純文本輸入，如 2024-07-19 這樣，不可含有時(shí)間格式。單據(jù)編號(hào)不可重復(fù)，在填寫(xiě)時(shí)需要注意，同時(shí)也不能與系統(tǒng)中的編號(hào)相同。

       單據(jù)金額為選填，這里的金額可以填寫(xiě)實(shí)際金額，也可以隨意填寫(xiě)。 因?yàn)樵趯?dǎo)入時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)重新做計(jì)算。

       優(yōu)惠金額需要必填，退貨時(shí)如果沒(méi)有折損，可填寫(xiě)為0

       實(shí)際金額同為選填項(xiàng)， 因?yàn)閱螕?jù)金額在系統(tǒng)中會(huì)重新計(jì)算，計(jì)算結(jié)果減去優(yōu)惠金額則是實(shí)際金額，所以這里可隨意填寫(xiě)。

       付款金額為實(shí)際付款金額，根據(jù)情況填寫(xiě)即可。資金賬戶填寫(xiě)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的賬戶信息名稱。

       單據(jù)費(fèi)用根據(jù)情況填寫(xiě)，但如果單據(jù)費(fèi)用大于0, 那就必須要填寫(xiě)AL - AN 費(fèi)用信息。

       組織架構(gòu)、制單用戶、關(guān)聯(lián)人員需要填寫(xiě)系統(tǒng)存儲(chǔ)的對(duì)應(yīng)信息。 物流信息填寫(xiě)物流公司提供的物流編號(hào)即可。字段A-B為系統(tǒng)預(yù)制字段，使用的話需要用戶在 ' 配置 - 擴(kuò)展字段 ' 設(shè)定配置。 備注信息可自由填寫(xiě)。

       然后商品字段可填寫(xiě)為商品名稱或者商品編號(hào)，在商品信息中商品名稱可能會(huì)重復(fù)，而商品編號(hào)具有唯一性，所以用戶可考慮用編號(hào)進(jìn)行錄入。如果商品是多規(guī)格或者多單位商品，需要在對(duì)應(yīng)的規(guī)格型號(hào)或者計(jì)量單位字段填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的文字信息，用于系統(tǒng)匹配。

       序列商品需要填寫(xiě)序列號(hào)，批次商品則需要填寫(xiě)批次號(hào)和生成日期。

       倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)名稱信息。

       單價(jià)為必填項(xiàng)，根據(jù)實(shí)際銷(xiāo)售價(jià)格填寫(xiě)即可，數(shù)量為實(shí)際銷(xiāo)售數(shù)量，折扣率、稅率也根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)即可。剩余選填字段可自由填寫(xiě)，這些字段在系統(tǒng)中都將會(huì)重新計(jì)算，如果有真實(shí)完整的數(shù)據(jù)，可以填寫(xiě)完成，作為參照依據(jù)。

       費(fèi)用信息根據(jù)需求填寫(xiě)即可，不是必填項(xiàng)，填寫(xiě)是需要注意支出類(lèi)別名稱必須為系統(tǒng)中支出類(lèi)別信息，如果有多筆費(fèi)用，在AL-AN區(qū)域內(nèi)依次往下填寫(xiě)即可。

       填寫(xiě)完成即可點(diǎn)擊彈框處的 '上傳模版'，導(dǎo)入了。如果數(shù)據(jù)量大的話，時(shí)間會(huì)過(guò)長(zhǎng)，建議先導(dǎo)入一兩條測(cè)試一下是否有格式影響、或者填寫(xiě)內(nèi)容錯(cuò)誤等信息。如果沒(méi)有問(wèn)題再增加導(dǎo)入數(shù)量。

單據(jù)生成

       在銷(xiāo)貨退貨單審核之后，我們還可以通過(guò)左側(cè)勾選，在右上角點(diǎn)擊生成關(guān)聯(lián)單據(jù)，生成收款單。

       收款單生成是需要判定單據(jù)的結(jié)算狀態(tài)，只有部分結(jié)算和未結(jié)算的情況下才可以生成收款單，在勾選單據(jù)生成收款單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將單據(jù)信息以及剩余應(yīng)收款金額賦值到付款單詳情中，也可以多條銷(xiāo)貨退貨單生成一條收款單，但前提是需要同一個(gè)客戶才可以。如上圖，單據(jù)尾號(hào)12857 的退貨單結(jié)算狀態(tài)為部分結(jié)算，結(jié)算金額為2，那就還有2未結(jié)算，生成收款單之后將會(huì)同步關(guān)聯(lián)單據(jù)信息，以及金額。 收款單填寫(xiě)完成保存審核之后將同步對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)貨退貨單的結(jié)算狀態(tài)。

打印導(dǎo)出

       打印在上文已經(jīng)簡(jiǎn)單描述，打印時(shí)我們需要下載并安裝報(bào)表助手，并且需要在本地啟用服務(wù)才可以。本地電腦連接打印機(jī)直接打印即可，或者也可以生成PDF文件，也可預(yù)覽效果。 在左側(cè)導(dǎo)航欄 - 配置中可以通過(guò)報(bào)表模版來(lái)自定義模板樣式，具體配置說(shuō)明我們可以在官網(wǎng)社區(qū)報(bào)表助手查看。

       導(dǎo)出功能需要在列表中勾選單據(jù)再在右上角導(dǎo)出，導(dǎo)出內(nèi)容勾選單據(jù)信息，列表有分頁(yè)效果，所以如果需要導(dǎo)出數(shù)量過(guò)多，可以在底部分頁(yè)出選擇條數(shù)。

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