本章我們講解購貨入庫單的操作使用，包括導入導出功能、資金結算、生成其他關聯單據、以及各單據狀態的說明處理。

       購貨入庫單用于收貨、驗收、接受采購的商品，并進行驗收確保質量和數量。而購貨入庫單和購貨訂單的區別在于購貨訂單的審核后只會記錄單據，不會將訂單中商品進行入庫記錄，購貨入庫單審核后會將單據中商品進行入庫操作。

       簡單來講購貨入庫單的機制就是單據審核之后將單據中的商品進行入庫，并處理資金結算，減少對應賬戶的金額。接下來我們先講解怎么添置單據。

單據添加

如上圖所示，最上面區域可選擇供應商、單據日期和單據編號。供應商點擊選擇需要的信息即可，如果輸入文字進行檢索，如果未查詢到或者是新供應商，可點擊前方圖標

進行頁面跳轉新增供應商，但新增的前提是在未選擇供應商的時候，選擇框中還是空值。 如果已經選擇供應商，那點擊跳轉之后就是對應供應商的信息，可進行修改。單據日期則是系統默認當天時間值，可點擊自行修改。單據編號如圖中內容，是通過編號規則自動生成的，這樣在統計管理時比較方便。

接下來就是商品選擇區域，商品錄入有兩種方式，一是點擊按鈕觸發彈框選擇商品，二是點擊商品名稱處的按鈕，進行掃碼錄入，系統默認是關閉狀態，點擊高亮則可掃碼錄入。

彈框選擇商品

在點擊按鈕后會有圖上的彈框顯示，我們則可以按照自己的需求選擇商品，綜合搜索或者左側類別篩選都可以。也可以通過右上角新增按鈕跳轉到新增頁面添加新的商品信息。

掃碼錄入商品

在點擊打開掃碼模式之后，需要我們在鏈接掃碼槍掃描商品條形碼。但前提是需要商品條形碼已經在系統中對應的商品條形碼字段中填入，這樣系統才能搜索到同條碼信息的商品。比如：實際商品 ' 秋梨膏'的商品條碼是6923307100161，那我們就需要在商品管理中的秋梨膏信息中填入該條形碼。 而掃描機制就是在掃碼獲取到文字數值后，在商品信息庫中查找對應的商品信息，查找結果會直接同步到單據中，并進行初次數值計算。多次掃碼同一個商品系統會增加商品數量，如秋梨膏，掃兩次那單據中的秋梨膏數量則會增加到2，依次遞增并計算。

還有一點是，如果我們的商品是多規格多單位的，那我們需要在該商品信息中填寫好對應規格或者單位的條形碼信息，這樣方便我們掃碼精準取值，如下圖，具體操作可以查詢商品新增內容。

序列號

序列號字段只有在商品開啟序列商品的時候，在單據中選擇序列商品才會顯示的字段，序列號商品是不能直接修改商品數量的，序列號商品一個序列號對應一個商品，在序列號輸入框中輸入一行就是一個序列號一個商品，如下圖：

批次號

批次號與序列號差別是批次號可以修改數量，一個批次中可以有多個數量的商品，但是一個序列號只能對應一個商品，例如：每臺手機都有專屬自己的序列號，一個序列號代表一個手機，購入50臺時候就需要填寫50個序列號；批次號適用于批量采購進貨的，例如：上午采購白菜50斤，批次為042701，下午采購白菜100斤，批次為042702，選擇兩條白菜商品，分別填入兩條批次號；

倉庫選擇

在選擇完商品之后，我們則需要考慮倉庫選擇，如果商品信息中設定了默認倉庫，系統則設定為對應倉庫。如果沒有則選擇逐一點擊選擇，或者點擊箭頭批量設置。而通過放大鏡圖標可查看該商品在倉庫中的庫存數量。如下圖

結算屬性

在選擇商品之后系統將觸發計算屬性，通過單價數量計算總金額，也可以通過輸入總金額反算單價或者數量。如果系統啟用稅金，單據將計算含稅單價、稅率、稅額、價稅合計等數值。 稅率默認調取選擇供應商信息中的稅率值，如果供應商未設置，則獲取商品信息中的稅率值。由此可理解為供應商信息的優先級大于商品信息的優先級。各商品金額計算完成之后，將會在列表底部匯總。

商品信息列中還有一個 ' 費用 '，這里的信息數據為底部單據費用分攤后所得，或者也可以手動輸入，但需要注意商品費用總和必須等于單據費用。

系統這樣處理的原因是單據費用為商品成本之外的其他費用開支，如運輸費、人員搬運費等。 而商品費用是將這些費用分攤到各個商品成本中，所以這里的費用可以手動分配也可以通過系統分攤機制來自動分配。

商品字段調整

右下角點擊齒輪狀圖形 可設定商品字段的展示列，調整前后順序，是否顯示，字段寬度等。

底部字段錄入

單據金額為系統自動計算統計所有選擇商品的總金額，不可修改。

優惠金額為供應商減免費用，比如全部訂單金額為1050，供應商便宜了50元，則可以在優惠金額中填寫。填寫完成優惠金額后，實際金額則會同步數值，自動填寫為1000，或者默認為單據金額1050。也可反向計算，如果實際金額填寫為900，那優惠金額則變為150。

付款金額同時也會被賦值，系統默認等同于實際金額，但可手動修改付款金額，根據實際情況填寫即可。

資金賬戶選擇需要支付的賬戶信息，比如銀行卡、微信、支付寶等，如果未能查找到賬戶信息，則需要在 資料 - 財務資料 - 資金賬戶中添加。

單據費用在商品信息處已經講解到，此費用可添加為運輸費、人工裝卸等其他費用開支。點擊輸入框處會觸發彈框，然后再填寫費用明細即可。

支出類別可在 資料 - 財務資料 - 支出類別 中填寫。明細填寫完成之后，將會計算總額賦值到單據費用字段處，如上圖。

分攤功能則按照商品在單據總的總金額占比分攤費用：

公式： 總金額/商品A=占比A，總金額/商品B=占比B，費用/100占比A=分攤給商品A的費用，費用/100占比B=分攤給商品B的費用

商品成本結算則是不含稅單價+分攤的費用，例如不含稅單價20，數量2，分攤費用50，成本=20/2+25=35

分攤后單據費用要單獨支付，不包含在單據總金額中。

組織架構、制單用戶默認讀取登錄用戶的信息，也可以不做選擇留空信息。 該作用是用于記錄某個部門某個用戶填制的單據，在開啟數據權限管控之后，可以根據這些條件限制某些用戶查看，而留空則視為公共信息，所有登錄用戶都可以看的到。

關聯人員默認是用戶信息中的關聯人員，在再選擇供應商則調取為供應商關聯人員信息。因為用戶信息和供應商信息中都有設定關聯人員，所以調取關聯人員的機制，在于用戶最后選擇設定哪個值。或者也可以單獨選擇設定關聯人員。

物流信息為記錄該筆業務的物流信息。點擊

' 自動 '字樣處點擊選擇實際物流公司信息，如果未查找到可在資料模塊 - 物流管理中添加設置，如有問題可查看物流介紹查看。中間可輸入物流單號信息。最右側圖標則是跳轉三方平臺可查看該物流實際信息。

文件附件可存儲文件圖片信息，如合同、發票、收據等。建議大家使用文件分類功能，在系統參數中設定，開啟之后，系統將自動創建對應購貨入庫單的文件夾，文件夾名稱為單據編號，這樣在查閱時不沖突，便捷易查找，同時開啟文件權限后可以管控用戶查看。如下圖

擴展字段可增加5個文本字段，可根據自己的需求在 配置 - 擴展字段中添加。 添加之后將會在購貨入庫單中顯示，如第一張圖中，字段名稱為'測試'的擴展字段，輸入框內可填寫文本信息。保存信息后，打印、導出等可以獲取得到。

備注信息則可以添加注釋、備忘錄等內容。以上內容可根據實際情況選擇填寫，但標注紅色星號的字段需要填寫。確認信息完整后則可以點擊右上角保存按鈕。

單據列表

在單據保存完成之后，將會在列表中顯示出來，保存只是用于記錄存儲到數據庫中。在左上角可通過綜合搜索內容搜索我們需要查詢操作的單據，下拉選擇項則需要點擊展開。左側勾選框可勾選批量處理單據，如批量打印、批量審核、批量刪除、導出等。右下角齒輪圖形點擊可以設置字段位置，寬度，是否顯示等。

上圖中間位置為某一單據的關聯單據顯示，這里可以看到上一級和下一級的關聯信息。例如：由購貨訂單生成購貨入庫單，由購貨入庫單生成的購貨退貨單，就像圖中顯示，由購貨訂單GHDD001119 生成購貨入庫單GHRKD1024，所以在關聯信息中會顯示出對應的購貨訂單。并且可點擊購貨訂單信息，跳轉到對應的訂單詳情中。

相關操作中可針對某條單據進行打印、編輯、刪除、記錄操作。點擊打印字樣，會觸發彈框進行打印選擇，可直接打印、或者預覽、生成文檔。刪除則是在未審核前是可以實現，但審核之后則不可以刪除。記錄可點擊查看單據的所有操作信息，包括新增、修改更新、審核、反審核等內容。

單據審核

單據審核為流程審查、確認的功能，審核之后單據不可再操作刪除、修改內容，可以確保數據的準確性和真實性，避免錯誤數據或虛假數據被錄入系統，提高數據的可信度和可用性。購貨入庫單審核之后系統會將單據中所有商品信息進行入庫處理， 并同時處理資金情況，單據對應的賬戶信息會減少金額，單據狀態也會變更。

單據狀態說明

審核狀態為單據審核動作的記錄，分為已審核、未審核。已審核狀態不可修改刪除單據，需要反審核。

核對狀態為狀態記錄，不做數據處理，只是單一變更狀態，分為已核對、未核對。

結算狀態為單據費用結算情況，在審核時系統將初次計算單據結算情況， 例如： 單據實際金額為100，付款金額為50，那系統將判定該單據結算狀態為部分結算， 如果付款金額為0，那結算狀態則是未結算。 審核之后，單據狀態不是已結算的話，可以通過其他方式對該單據進行結算處理，比如直接生成付款單，將剩余未付款金額進行付款，或者有預付款的情況下可以通過結算單來對沖計算。

費用狀態為單據費用的結算處理記錄，單據費用結算需要在 資金 - 單據費用中處理。如下圖，在單據費用中查找到需要結算的單據，然后輸入結算金額，可根據實際情況來填寫。同時也可以通過左側勾選框，勾選多個單據同時計算。

在點擊結算后，系統將跳轉到其他支出單，并將獲取到需要結算的單據信息（關聯單據），包括支出類別和結算金額。然后用戶可按情況選擇供應商，也可不選擇供應商直接減少對應資金賬戶的金額數。 供應商設為不必填，是因為有的支出費用是零散支出，不可能將所有的收取方都記錄在供應商信息中。

在其他支出單保存審核之后，系統會將對應關聯的單據費用進行處理，并變更費用狀態。

發票狀態為發票信息處理記錄，在單據保存審核之后，資金 - 單據發票中將顯示該單據的發票情況，默認已開票金額為 0 ，需要我們手動處理，進行開票記錄保存。

如上圖，我們在單據發票列表中選擇需要開具的單據，然后輸入開票金額，再點擊' 開具 '字樣，會有彈框顯示，我們再根據內容需求填寫保存即可。保存后系統將同步處理對應單據的發票狀態。

單據導入

我們在列表的右上角可以看到'導入'按鈕，在點擊之后會有彈框顯示，我們需要先下載導入模板，在進行編輯錄入，完成之后再導入模板。需要注意導出的報表結構與導入模板不同，不能直接采用導出報表直接導入。

導入模板可以多單據導入，但需要注意一些方式。 在導入模版中有一根實線，S與T之間。 A - S為單據內容， T - AN 為商品數據。同單據的商品數據只需要保留第一行單據內容就可以，在系統導入機制中，會以 S為節點進行循環查詢，直至查詢到第二條單據內容上一行內的商品數據歸為一個單據。如上圖第3行直第5行為同一單據內容，第6行直第8行為另一個單據。

在看內容填寫部分，紅色加粗字體為必填項，其他可根據實際情況選擇填入。供應商需要填寫系統存儲的供應商信息，名稱需要完全一樣，不可以有錯別字。單據日期需要純文本輸入，如 2024-07-19 這樣，不可含有時間格式。單據編號不可重復，在填寫時需要注意，同時也不能與系統中的編號相同。

單據金額為選填，這里的金額可以填寫實際金額，也可以隨意填寫。 因為在導入時，系統還會重新做計算。

優惠金額需要必填，如果沒有優惠減免，可填寫為0

實際金額同為選填項， 因為單據金額在系統中會重新計算，計算結果減去優惠金額則是實際金額，所以這里可隨意填寫。

付款金額為實際付款金額，根據情況填寫即可。資金賬戶填寫系統中存儲的賬戶信息名稱。

單據費用根據情況填寫，但如果單據費用大于0, 那就必須要填寫AL - AN 費用信息。

組織架構、制單用戶、關聯人員需要填寫系統存儲的對應信息。 物流信息填寫物流公司提供的物流編號即可。字段A-B為系統預制字段，使用的話需要用戶在 ' 配置 - 擴展字段 ' 設定配置。 備注信息可自由填寫。

然后商品字段可填寫為商品名稱或者商品編號，在商品信息中商品名稱可能會重復，而商品編號具有唯一性，所以用戶可考慮用編號進行錄入。如果商品是多規格或者多單位商品，需要在對應的規格型號或者計量單位字段填寫對應的文字信息，用于系統匹配。

序列商品需要填寫序列號，批次商品則需要填寫批次號和生成日期。

倉庫填寫系統中存儲的倉庫名稱信息。

單價為必填項，根據實際采購價格填寫即可，數量為實際采購數量，折扣率、稅率也根據實際情況填寫即可。剩余選填字段可自由填寫，這些字段在系統中都將會重新計算，如果有真實完整的數據，可以填寫完成，作為參照依據。

費用信息根據需求填寫即可，不是必填項，填寫是需要注意支出類別名稱必須為系統中支出類別信息，如果有多筆費用，在AL-AN區域內依次往下填寫即可。

填寫完成即可點擊彈框處的 '上傳模版'，導入了。如果數據量大的話，時間會過長，建議先導入一兩條測試一下是否有格式影響、或者填寫內容錯誤等信息。如果沒有問題再增加導入數量。

單據生成

在購貨入庫單審核之后，我們還可以通過左側勾選，在右上角點擊生成關聯單據。 購貨入庫單可生成付款單和購貨退貨單兩種。

付款單生成是需要判定單據的結算狀態，只有部分結算和未結算的情況下才可以生成付款單，在勾選單據生成付款單時，系統會將單據信息以及剩余應付款金額賦值到付款單詳情中，也可以多條購貨入庫單生成一條付款單，但前提是需要同一個供應商才可以。如下圖，單據尾號1025 的入庫單結算狀態為部分結算，結算金額為20，那就還有30未結算，生成付款單之后將會同步關聯單據信息，以及金額。 付款單填寫完成保存審核之后將同步對應的購貨入單的結算狀態。

生成購貨退貨單則根據業務需求來操作即可，生成時會將所有單據商品包括對應出庫數量都賦值到退貨單中，我們只需要根據實際退貨數量修改即可。在保存審核之后對應的入庫單中會將退貨數量顯示出來。如下圖，入庫單尾號1025，退貨數量在單據詳情中可查看到。

打印導出

打印在上文已經簡單描述，打印時我們需要下載并安裝報表助手，并且需要在本地啟用服務才可以。本地電腦連接打印機直接打印即可，或者也可以生成PDF文件，也可預覽效果。 在左側導航欄 - 配置中可以通過報表模版來自定義模板樣式，具體配置說明我們可以在官網社區報表助手查看。

導出功能需要在列表中勾選單據再在右上角導出，導出內容勾選單據信息，列表有分頁效果，所以如果需要導出數量過多，可以在底部分頁出選擇條數。

本章內容在這里已經全部講完，感謝大家的閱讀，如果還有不明白或者內容中有錯誤講解處，請大家及時告知評論，我會在第一時間回復。謝謝！

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【關鍵詞解釋】購貨入庫單：記錄企業從供應商處采購的商品入庫信息，是庫存管理的重要單據。點可云ERP：基于云計算的企業資源計劃系統，提供全面的進銷存管理功能。V8版本：點可云ERP的最新版本，增強了購貨入庫單管理的功能和用戶體驗。入庫操作：在系統中創建和處理購貨入庫單，包括填寫入庫信息、審核和確認等步驟。入庫信息：記錄入庫商品的詳細信息，如供應商、商品名稱、規格、數量、單價等。供應商選擇：從系統中已有的供應商列表中選擇對應的供應商。商品驗收：對入庫商品進行質量檢查和數量核對，確保符合采購要求。單據狀態：購貨入庫單的不同狀態，如待審核、已審核、已入庫、已作廢等。待審核：購貨入庫單創建后，等待相關人員審核的狀態。已審核：購貨入庫單經過審核，確認信息無誤后的狀態。已入庫：購貨入庫單審核通過后，商品已經完成入庫操作的狀態。已作廢：購貨入庫單因某種原因被取消或作廢的狀態。關聯單據：與購貨入庫單相關的其他單據，如購貨訂單、收貨單、付款單等。收貨單：記錄實際收到的貨物信息，用于核對購貨入庫單。操作指南：提供詳細的步驟說明和示例，幫助用戶快速掌握購貨入庫單的操作和狀態管理方法。