本章將要講解購貨訂單的詳細(xì)操作內(nèi)容，以及導(dǎo)入導(dǎo)出、打印功能，還包括與購貨訂單相關(guān)聯(lián)的其他單據(jù)之間的處理關(guān)系。本章內(nèi)容篇幅過長，請大家耐心查閱。

單據(jù)添加

購貨訂單是基于供應(yīng)商的報價和用戶需求，生成正式的預(yù)訂單，包括商品描述、數(shù)量、價格和到貨日期等信息，大家需要區(qū)分購貨訂單與購貨入庫單的區(qū)別。購貨訂單只作為信息記錄存儲，不涉及商品的出入動作，購貨入庫單則是可以通過審核功能實(shí)現(xiàn)商品入庫，并結(jié)算與供應(yīng)商的資金往來情況。如果用戶無需繁瑣步驟，可以直接填寫購貨入庫單進(jìn)行入庫操作。接下來先講單據(jù)添加。

如上圖所示，最上面區(qū)域可選擇供應(yīng)商、單據(jù)日期和單據(jù)編號。供應(yīng)商點(diǎn)擊選擇需要的信息即可，如果輸入文字進(jìn)行檢索，如果未查詢到或者是新供應(yīng)商，可點(diǎn)擊前方圖標(biāo)

進(jìn)行頁面跳轉(zhuǎn)新增供應(yīng)商，但新增的前提是在未選擇供應(yīng)商的時候，選擇框中還是空值。 如果已經(jīng)選擇供應(yīng)商，那點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)之后就是對應(yīng)供應(yīng)商的信息，可進(jìn)行修改。單據(jù)日期則是系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)天時間值，可點(diǎn)擊自行修改。單據(jù)編號如圖中內(nèi)容，是通過編號規(guī)則自動生成的，這樣在統(tǒng)計管理時比較方便。

接下來就是商品選擇區(qū)域，商品錄入有兩種方式，一是點(diǎn)擊按鈕觸發(fā)彈框選擇商品，二是點(diǎn)擊商品名稱處的按鈕，進(jìn)行掃碼錄入，系統(tǒng)默認(rèn)是關(guān)閉狀態(tài)，點(diǎn)擊高亮則可掃碼錄入。

彈框選擇商品

在點(diǎn)擊按鈕后會有圖上的彈框顯示，我們則可以按照自己的需求選擇商品，綜合搜索或者左側(cè)類別篩選都可以。也可以通過右上角新增按鈕跳轉(zhuǎn)到新增頁面添加新的商品信息。

掃碼錄入

在點(diǎn)擊打開掃碼模式之后，需要我們在鏈接掃碼槍掃描商品條形碼。但前提是需要商品條形碼已經(jīng)在系統(tǒng)中對應(yīng)的商品條形碼字段中填入，這樣系統(tǒng)才能搜索到同條碼信息的商品。比如：實(shí)際商品 ' 秋梨膏'的商品條碼是6923307100161，那我們就需要在商品管理中的秋梨膏信息中填入該條形碼。 而掃描機(jī)制就是在掃碼獲取到文字?jǐn)?shù)值后，在商品信息庫中查找對應(yīng)的商品信息，查找結(jié)果會直接同步到單據(jù)中，并進(jìn)行初次數(shù)值計算。多次掃碼同一個商品系統(tǒng)會增加商品數(shù)量，如秋梨膏，掃兩次那單據(jù)中的秋梨膏數(shù)量則會增加到2，依次遞增并計算。

還有一點(diǎn)是，如果我們的商品是多規(guī)格多單位的，那我們需要在該商品信息中填寫好對應(yīng)規(guī)格或者單位的條形碼信息，這樣方便我們掃碼精準(zhǔn)取值，如下圖，具體操作可以查詢商品新增內(nèi)容。

倉庫選擇

在選擇完商品之后，我們則需要考慮倉庫選擇，如果商品信息中設(shè)定了默認(rèn)倉庫，系統(tǒng)則設(shè)定為對應(yīng)倉庫。如果沒有則選擇逐一點(diǎn)擊選擇，或者點(diǎn)擊箭頭批量設(shè)置。而通過放大鏡圖標(biāo)可查看該商品在倉庫中的庫存數(shù)量。如下圖

計算屬性

在選擇商品之后系統(tǒng)將觸發(fā)計算屬性，通過單價數(shù)量計算總金額，也可以通過輸入總金額反算單價或者數(shù)量。如果系統(tǒng)啟用稅金，單據(jù)將計算含稅單價、稅率、稅額、價稅合計等數(shù)值。 稅率默認(rèn)調(diào)取選擇供應(yīng)商信息中的稅率值，如果供應(yīng)商未設(shè)置，則獲取商品信息中的稅率值。由此可理解為供應(yīng)商信息的優(yōu)先級大于商品信息的優(yōu)先級。各商品金額計算完成之后，將會在列表底部匯總。

商品字段調(diào)整

右下角點(diǎn)擊齒輪狀圖形可設(shè)定商品字段的展示列，調(diào)整前后順序，是否顯示，字段寬度等。

底部字段錄入

單據(jù)金額為系統(tǒng)自動計算統(tǒng)計所有選擇商品的總金額，不可修改。

優(yōu)惠金額為供應(yīng)商減免費(fèi)用，比如全部訂單金額為1050，供應(yīng)商便宜了50元，則可以在優(yōu)惠金額中填寫。填寫完成優(yōu)惠金額后，實(shí)際金額則會同步數(shù)值，自動填寫為1000，或者默認(rèn)為單據(jù)金額1050。

交貨日期為預(yù)計交貨到貨時間，如有約定可選擇設(shè)定用作記錄。

組織架構(gòu)、制單用戶默認(rèn)讀取登錄用戶的信息，也可以不做選擇留空信息。 該作用是用于記錄某個部門某個用戶填制的單據(jù)，在開啟數(shù)據(jù)權(quán)限管控之后，可以根據(jù)這些條件限制某些用戶查看，而留空則視為公共信息，所有登錄用戶都可以看的到。

關(guān)聯(lián)人員默認(rèn)是用戶信息中的關(guān)聯(lián)人員，在再選擇供應(yīng)商則調(diào)取為供應(yīng)商關(guān)聯(lián)人員信息。因?yàn)橛脩粜畔⒑凸?yīng)商信息中都有設(shè)定關(guān)聯(lián)人員，所以調(diào)取關(guān)聯(lián)人員的機(jī)制，在于用戶最后選擇設(shè)定哪個值。或者也可以單獨(dú)選擇設(shè)定關(guān)聯(lián)人員。

物流信息為記錄該筆業(yè)務(wù)的物流信息。點(diǎn)擊

' 自動 '字樣處點(diǎn)擊選擇實(shí)際物流公司信息，如果未查找到可在資料模塊 - 物流管理中添加設(shè)置，如有問題可查看物流介紹查看。中間可輸入物流單號信息。最右側(cè)圖標(biāo)則是跳轉(zhuǎn)三方平臺可查看該物流實(shí)際信息。

文件附件可存儲文件圖片信息，如合同、發(fā)票、收據(jù)等。建議大家使用文件分類功能，在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)定，開啟之后，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建對應(yīng)購貨入庫單的文件夾，文件夾名稱為單據(jù)編號，這樣在查閱時不沖突，便捷易查找，同時開啟文件權(quán)限后可以管控用戶查看。如下圖

備注信息則可以添加注釋、備忘錄等內(nèi)容。

以上內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況選擇填寫，但標(biāo)注紅色星號的字段需要填寫。確認(rèn)信息完整后則可以點(diǎn)擊右上角保存按鈕。

單據(jù)列表

在單據(jù)保存完成之后，會在列表中顯示出來，保存只是用于記錄存儲到數(shù)據(jù)庫中。在左上角可通過綜合搜索內(nèi)容搜索我們需要查詢操作的單據(jù)，右下角齒輪圖形點(diǎn)擊可以設(shè)置字段位置，寬度，是否顯示等。 列表末尾有兩個字段需要注意，審核狀態(tài)為審核機(jī)制記錄，審核之后可生成其他單據(jù)內(nèi)容。 而入庫狀態(tài)為購貨訂單生成購貨入庫單之后同步變更入庫狀態(tài)信息。下面會詳細(xì)介紹。

相關(guān)操作中可針對某條單據(jù)進(jìn)行打印、編輯、刪除、記錄操作。點(diǎn)擊打印字樣，會觸發(fā)彈框進(jìn)行打印選擇，可直接打印、或者預(yù)覽、生成文檔。刪除則是在未審核前是可以實(shí)現(xiàn)，但審核之后則不可以刪除。記錄可點(diǎn)擊查看單據(jù)的所有操作信息，包括新增、修改更新、審核、反審核等內(nèi)容。

單據(jù)審核

單據(jù)審核為流程審查、確認(rèn)的功能，審核之后單據(jù)不可再操作刪除、修改內(nèi)容，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，避免錯誤數(shù)據(jù)或虛假數(shù)據(jù)被錄入系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的可信度和可用性。

審核功能可在單據(jù)詳情右上角點(diǎn)擊審核，也可在列表左側(cè)勾選批量審核，或者可以在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)置自動審核機(jī)制，設(shè)置后在單據(jù)保存完成時系統(tǒng)自動審核。

購貨入庫單的審核不影響其他單據(jù)的變化，只是變更訂單的審核狀態(tài)。

單據(jù)導(dǎo)入

我們在列表的右上角可以看到'導(dǎo)入'按鈕，在點(diǎn)擊之后會有彈框顯示，我們需要先下載導(dǎo)入模板，在進(jìn)行編輯錄入，完成之后再導(dǎo)入模板。需要注意導(dǎo)出的報表結(jié)構(gòu)與導(dǎo)入模板不同，不能直接采用導(dǎo)出報表直接導(dǎo)入。

導(dǎo)入模板可以多單據(jù)導(dǎo)入，但需要注意一些方式。 在導(dǎo)入模版中有一根實(shí)線，Q與R之間。 A - Q為單據(jù)內(nèi)容， R - AE 為商品數(shù)據(jù)。同單據(jù)的商品數(shù)據(jù)只需要保留第一行單據(jù)內(nèi)容就可以，在系統(tǒng)導(dǎo)入機(jī)制中，會以 Q為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行循環(huán)查詢，直至查詢到第二條單據(jù)內(nèi)容上一行內(nèi)的商品數(shù)據(jù)歸為一個單據(jù)。如上圖第3行和第4行為同一單據(jù)內(nèi)容，第5行為另一個單據(jù)。

在看內(nèi)容填寫部分，紅色加粗字體為必填項(xiàng)，其他可根據(jù)實(shí)際情況選擇填入。供應(yīng)商需要填寫系統(tǒng)存儲的供應(yīng)商信息，名稱需要完全一樣，不可以有錯別字。單據(jù)日期需要純文本輸入，如 2024-07-21 這樣，不可含有時間格式。單據(jù)編號不可重復(fù)，在填寫時需要注意，同時也不能與系統(tǒng)中的編號相同。

單據(jù)金額為選填，這里的金額可以填寫實(shí)際金額，也可以隨意填寫。 因?yàn)樵趯?dǎo)入時，系統(tǒng)還會重新做計算。

優(yōu)惠金額需要必填，如果沒有優(yōu)惠減免，可填寫為0

實(shí)際金額同為選填項(xiàng)， 因?yàn)閱螕?jù)金額在系統(tǒng)中會重新計算，計算結(jié)果減去優(yōu)惠金額則是實(shí)際金額，所以這里可隨意填寫。

交貨日期需要純文本輸入，組織架構(gòu)、制單用戶、關(guān)聯(lián)人員需要填寫系統(tǒng)存儲的對應(yīng)信息。 物流信息填寫物流公司提供的物流編號即可。字段A-B為系統(tǒng)預(yù)制字段，使用的話需要用戶在 ' 配置 - 擴(kuò)展字段 ' 設(shè)定配置。 備注信息可自由填寫。

然后商品字段可填寫為商品名稱或者商品編號，在商品信息中商品名稱可能會重復(fù)，而商品編號具有唯一性，所以用戶可考慮用編號進(jìn)行錄入。如果商品是多規(guī)格或者多單位商品，需要在對應(yīng)的規(guī)格型號或者計量單位字段填寫對應(yīng)的文字信息，用于系統(tǒng)匹配。倉庫填寫系統(tǒng)中存儲的倉庫名稱信息。

單價為必填項(xiàng)，根據(jù)實(shí)際采購價格填寫即可，數(shù)量為實(shí)際采購數(shù)量，折扣率、稅率也根據(jù)實(shí)際情況填寫即可。剩余選填字段可自由填寫，這些字段在系統(tǒng)中都將會重新計算，如果有真實(shí)完整的數(shù)據(jù)，可以填寫完成，作為參照依據(jù)。

填寫完成即可點(diǎn)擊彈框處的 '上傳模版'，導(dǎo)入了。如果數(shù)據(jù)量大的話，時間會過長，建議先導(dǎo)入一兩條測試一下是否有格式影響、或者填寫內(nèi)容錯誤等信息。如果沒有問題再增加導(dǎo)入數(shù)量。

單據(jù)生成

在購貨訂單審核之后，我們還可以通過左側(cè)勾選，在右上角點(diǎn)擊生成關(guān)聯(lián)單據(jù)。 購貨訂單可生成付款單和購貨入庫單兩種。

這里的付款單也可以理解為預(yù)付款單，在與商家預(yù)定貨物之后預(yù)付定金，系統(tǒng)中可通過這樣的生成方式來記錄。 也可以多個購貨訂單生成一個付款單， 但前提是需要同一供應(yīng)商才可以，因?yàn)楦犊顔问歉犊罱o某一供應(yīng)商。如下圖，我們勾選編號為GHDD001114單據(jù)，再生成之后付款之后會在操作列末尾增加關(guān)聯(lián)單據(jù)信息。這樣即可確保單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

購貨入庫單則是實(shí)際入庫操作。在業(yè)務(wù)場景中，與商家預(yù)定貨物之后，在預(yù)訂時間到貨，或者分批到貨可以這樣處理。 通過購貨訂單生成購貨入庫單，生成時系統(tǒng)將購貨訂單中的商品信息全部帶入到入庫單中。入庫單中的商品數(shù)量默認(rèn)為全部訂單數(shù)量，如果一次性到貨我們可以忽略不計，如果是分批到貨，我們需要根據(jù)到貨情況修改數(shù)量。

例如：A商品預(yù)定100件，第一次到貨50件，那我們在入庫單中需要把A商品的數(shù)量修改為50，如果單價等數(shù)值都沒有問題的情況下，我們按提示要求填寫保存即可。 再通過審核，系統(tǒng)將50件A商品入庫到對應(yīng)倉庫中。 同時購貨訂單中的A商品入庫數(shù)量也會記錄50件。 當(dāng)?shù)诙螌⑹Ｓ嘭浳锶霂鞎r， 我們再通過采購訂單生成入庫單即可，系統(tǒng)將計算減去已入庫數(shù)量，入庫單中A商品數(shù)量只會是50件，再次保存審核即可。

在這里我們需要注意下，因?yàn)橘徹浻唵蔚拇嬖冢覀兠看蔚截浐筇顚懭霂靻味夹枰ㄟ^訂單來生成，這樣系統(tǒng)才能監(jiān)聽到單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在購貨入庫同時購貨訂單的入庫狀態(tài)也會同時發(fā)生變化， 后期我們則可以通過購貨訂單信息來查看它的到貨情況。

分別講完生成預(yù)付款單與入庫單之后，我們再綜合講述下預(yù)付款單與入庫單之間的處理關(guān)系。

在預(yù)付款之后，貨物也全部入庫，我們需要將預(yù)付款項(xiàng)結(jié)算到購貨入庫單中。因?yàn)橄到y(tǒng)中的結(jié)算都針對商品的進(jìn)出單據(jù)做處理的，比如購貨入庫單的審核就涉及到對應(yīng)資金賬戶的資金減少，同時也會對該筆入庫單進(jìn)行結(jié)算狀態(tài)調(diào)整， 所以當(dāng)我們有預(yù)付款的前提下，在填寫購貨入庫單時需要注意付款金額，系統(tǒng)是默認(rèn)付款金額 = 單據(jù)金額，這樣的情況下單據(jù)審核則判定為我們直接付款給客戶該筆貨物的全部資金，那就多出了預(yù)付款這筆金額。 那么我們就需要把付款金額修改為尾款金額，減去預(yù)付款金額的差值。 這樣在單據(jù)審核之后系統(tǒng)只是減扣掉了尾款金額， 我們再通過結(jié)算單選擇預(yù)付款單和購貨入庫單做對沖即可。 完成以上操作之后，我們的對應(yīng)的購貨入庫單的結(jié)算狀態(tài)也將變?yōu)槿拷Y(jié)算。

打印與導(dǎo)出

打印在上文已經(jīng)簡單描述，打印時我們需要下載并安裝報表助手，并且需要在本地啟用服務(wù)才可以。本地電腦連接打印機(jī)直接打印即可，或者也可以生成PDF文件，也可預(yù)覽效果。 在左側(cè)導(dǎo)航欄 - 配置中可以通過報表模版來自定義模板樣式，具體配置說明我們可以在官網(wǎng)社區(qū)報表助手查看。

導(dǎo)出功能需要在列表中勾選單據(jù)再在右上角導(dǎo)出，導(dǎo)出內(nèi)容勾選單據(jù)信息，列表有分頁效果，所以如果需要導(dǎo)出數(shù)量過多，可以在底部分頁出選擇條數(shù)。

本章內(nèi)容在這里已經(jīng)全部講完，感謝大家的閱讀，如果還有不明白或者內(nèi)容中有錯誤講解處，請大家及時告知評論，我會在第一時間回復(fù)。謝謝！

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【關(guān)鍵詞解釋】購貨訂單：記錄企業(yè)從供應(yīng)商處采購商品的訂單，是采購管理的核心單據(jù)。點(diǎn)可云ERP：基于云計算的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，提供全面的進(jìn)銷存管理功能。V8版本：點(diǎn)可云ERP的最新版本，增強(qiáng)了購貨訂單管理的功能和用戶體驗(yàn)。訂單創(chuàng)建：在系統(tǒng)中創(chuàng)建新的購貨訂單，包括選擇供應(yīng)商、填寫商品信息等。供應(yīng)商選擇：從系統(tǒng)中已有的供應(yīng)商列表中選擇合適的供應(yīng)商。商品信息：在購貨訂單中填寫商品的詳細(xì)信息，如名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等。訂單審核：對已創(chuàng)建的購貨訂單進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商確認(rèn)購貨訂單，表示同意供貨。收貨入庫：根據(jù)購貨訂單接收貨物并進(jìn)行入庫操作，更新庫存記錄。付款處理：根據(jù)購貨訂單和收貨情況，進(jìn)行付款操作，更新財務(wù)記錄。關(guān)聯(lián)單據(jù)：與購貨訂單相關(guān)的其他單據(jù)，如采購申請單、收貨單、付款單等。采購申請單：記錄企業(yè)內(nèi)部的采購需求，作為創(chuàng)建購貨訂單的依據(jù)。收貨單：記錄實(shí)際收到的貨物信息，用于核對購貨訂單和更新庫存。付款單：記錄向供應(yīng)商支付款項(xiàng)的信息，用于財務(wù)對賬和管理。操作指南：提供詳細(xì)的步驟說明和示例，幫助用戶快速掌握購貨訂單的操作和關(guān)聯(lián)單據(jù)的處理方法。